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‘Plan de comunicación interna’

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La gestión de la comunicación interna en la actualidad se reconoce como un valor clave para todas las compañías. Cada vez son más las organizaciones que buscan proteger su cultura organizacional, fortalecer el clima laboral y potenciar los vínculos entre los colaboradores. Es por esto que hoy, la figura del comunicador interno es vital para trabajar estas cuestiones y alcanzar el éxito corporativo.  

En esta línea, gestionar procesos de comunicación interna en las organizaciones conlleva el desafío de comprender la complejidad, reconocer la diversidad de actores y escenarios en los que se juega y se construyen esos procesos. Aquí les compartimos 5 competencias claves para obtener buenos resultados:

  1. Visión estratégica. Presume el desafío de no actuar de manera reactiva e improvisada, sino de poder construir una estrategia de comunicación. Esta estrategia será una guía para el desarrollo de la gestión y será necesario que parta de un diagnóstico, que responda a problemáticas comunicacionales detectadas y que a lo largo de su implementación pueda ser sometida a procesos de evaluación.
  2. Capacidad de escucha. No sólo en lo que se refiere a la escucha activa y el diálogo. Saber escuchar también es tener la capacidad de visibilizar oportunidades en la gestión de la comunicación interna.   
  3. Comunicación cross company. Nos referimos a pensar a la comunicación de manera integral. Hacerlo supone el desafío de gestionarla de una manera en la que cada práctica se acerque a sus objetivos comunicacionales. Es decir, reconocer que tanto lo externo como lo interno debe ser coherente y responder a los objetivos generales y la cultura organizacional.
  4. Facilitar conversaciones. Implica garantizar que los canales de comunicación sean fluidos, transparentes y alineados a las necesidades de la compañía. Características como mediación, negociación y gestión de conflictos resultan claves para el desarrollo adecuado de la CI.
  5. Adecuación al contexto multigeneracional. Es necesario poder comprender las aspiraciones, percepciones y expectativas de las distintas generaciones de colaboradores que conviven en la actualidad. Por tanto, resulta esencial garantizar la inclusión de todos los colaboradores teniendo en cuenta sus características para generar mensajes acordes a cada uno de ellos.    

Estas 5 competencias resultan indispensables para los encargados de gestionar la CI. Sin embargo, no son las únicas pero sí sumamente necesarias a la hora de entender el papel estratégico que tiene la comunicación interna hoy en día en las organizaciones.

noviembre 16, 2015

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Por: abcom

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Tags: Comunicación Interna, Plan de comunicación interna

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Categorías: Marca empleadora

Dos formas diferentes de empezar el día

Es lunes, son cerca de las 9 de la mañana y estás llegando a la puerta del edificio. Ingresás, te acercás al único ascensor que sube hasta el piso donde trabajás y cuando intentás llamarlo, no responde. Levantás la vista y leés la irrefutable sentencia: “En reparación”. Definitivamente, no es la mejor forma de empezar la semana.

Ahora bien, si el viernes hubieras recibido la gran noticia de que en tu compañía comenzaban las obras para renovar el cincuentenario artefacto, que dicho sea de paso se detenía cada dos por tres a mitad de camino por “problemas técnicos”, tu sensación hubiera sido otra, ¿cierto?

Muchas veces, aquello que desde un punto de vista es el peor de los males puede capitalizarse como una práctica positiva. Subir por las escaleras cinco pisos puede ser una experiencia devastadora, o bien, una oportunidad para poner en práctica una conducta saludable dentro de tu compañía. La clave es definir de antemano el foco de los mensajes que circulan en tu organización. Hacerlos responder a una estrategia clara y definida. De eso se trata la gestión de la comunicación interna.

No da lo mismo comunicar a como dé lugar. Más aún, si no definimos el foco de las noticias que pueden parecer buenas en sí mismas, corremos el riesgo de desperdiciar el potencial de oportunidades únicas para fomentar la integración, reforzar la cultura organizacional y apuntalar nuestros objetivos de negocio. Hasta el mejor de los programas de beneficios puede tener una percepción negativa si no se sostiene en una estrategia de comunicación efectiva.

Para llegar a buen puerto no nos podemos confiar en la dirección del viento. Hay que agarrar el timón y fundamentalmente tener en claro cuál queremos que sea nuestro punto de llegada.

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En la nota “Practicá la comunicación segura” encendimos la mecha sobre la importancia del brief. ¿Te quedaste con ganas de conocer las maravillas que puede lograr ese simple documento? Bueno, nos parece que ya es momento de develar el misterio y contarte sus beneficios y cómo hacer para que un brief sea exitoso.

Cuando tenemos una campaña en puerta lo primero que tenemos que hacer  es preparar el brief. Pero antes de sentarnos a escribir es importante  que conozcas algunas de sus reglas básicas:

  • Es un ping-pong. Se redactan preguntas para responder junto al cliente
  • Tiene que ser breve. No hace falta escribir una enciclopedia
  • Es organizador. Su función principal es ordenar las ideas
  • Es una inyección de creatividad. La información que nos da, nos inspira
  • No lo tomemos como un ancla. No hay que atarse al brief 100%
  • Funciona como termómetro. Después de un tiempo nos ayuda a evaluar la idea original

Y para darte un último empujón y te animes, te dejamos las preguntas que un buen brief tiene que tener:

  1. ¿Qué queremos comunicar?
  2. ¿A quiénes impactamos?
  3. ¿Cuál es el contexto?
  4. Tono: ¿cómo queremos comunicarlo? ¿Cómo queremos que se sientan los destinatarios? ¿Qué actitud queremos reforzar? ¿Qué actitud queremos cambiar?
  5. ¿Qué esperamos que hagan luego de la comunicación?
  6. ¿Cuál es rol de la comunicación en esta campaña?
  7. ¿Por qué canales vamos a comunicar?
  8. ¿En qué plazos o tiempos?
  9. ¿Con qué presupuesto contamos?

El brief clarifica, focaliza e inspira. Nos proporciona el marco creativo y los acuerdos alcanzados para movernos con soltura (claro está que dentro de los límites establecidos por el brief) y pensar nuestra campaña de comunicación.  Es nuestro escudo para que la frase tan temida y dolorosa “no es lo que tenía en mente” no llegue a nuestros oídos.  Insisto, tomate un tiempo y ponelo en práctica. No te vas a arrepentir.

Si te gustó, compartila.

¡Gracias!…

Empezar con más preguntas que respuestas puede ser frustrante cuando se trata de planificar el trabajo del año en comunicación interna (CI). Por lo general, muchos de los planes de CI que pueden verse dando vueltas por el mundo corporativo terminan agotándose en una buena cantidad de acciones calendarizadas. A veces con precisión quirúrgica, y otras con una gran dosis de buenas intenciones. El dilema está entonces en pensar y comprender cuándo el plan de CI se transforma realmente en una herramienta estratégica de gestión que contribuye al negocio desde la mejora de la productividad, el engagement de los colaboradores, y la viralización de los patrones culturales deseados.

En los últimos años la comunicación interna está puesta en discusión por todas las áreas organizacionales. Están los que la defienden a capa y espada, los que no encuentran valor agregado en la función, y aquellos que la reconocen como un simple conjunto de tácticas que acompañan el ritmo de los tiempos actuales, donde está bien visto brindar toda la información posible a los colaboradores. En un escenario así, resulta imprescindible devolver a la CI el lugar estratégico con el que fue concebida.

Sin duda, el primero de los problemas con los que se enfrenta la planificación de la comunicación interna está en la ausencia de objetivos claros, cuando no en la ausencia de ellos (al menos explícitamente declarados en el plan). De este modo, los responsables de comunicación se encuentran solos frente a un conjunto de acciones inconexas; esas a las que en la jerga se les llaman acciones cosméticas. Por regla general, ningún plan puede ser estratégico si no tiene objetivos claramente definidos con su correspondiente instancia de medición y tracking. Definir los 3 o 4 objetivos clave del año es el punto inaugural de un Plan Estratégico de Comunicación Interna. El identificarlos correctamente dependerá de un trabajo arduo que contemple la identificación de los objetivos del negocio, los objetivos clave de cada una de las áreas de la organización, y las necesidades de comunicación que manifiesten los colaboradores.

Salirse del plano táctico para entrar en un posicionamiento estratégico cuesta trabajo. Estamos más familiarizados con el pensamiento a corto plazo que con el proyectar escenarios a futuro. Por esto es imprescindible contar con la visión del negocio a los próximos 5 o 10 años, lo que nos permitirá corrernos por unas horas de la inmediatez, y pensar la estrategia central del plan. Una vez definida, podemos pasar al siguiente paso, que es en realidad el segundo de los ausentes más comunes en la planificación de CI: los mensajes clave.

Así como deberíamos evitar hablar cuando no sabemos qué vamos a decir, tendríamos que hacer lo mismo antes de diseñar y presentar nuestro plan. En otras palabras, si queremos que nuestro Plan de CI no sea visto como un conjunto de acciones cosméticas, y altamente prescindibles frente a cualquier crisis, necesitamos mostrar el componente estratégico del plan. Y en este punto entran los mensajes clave, desde su definición hasta su vinculación explícita con cada una de las acciones propuestas. Conociendo los mensajes clave definidos por la Alta Dirección, debemos preguntarnos ¿Cómo cascadeamos estos mensajes en las acciones del año?¿Contamos con los canales correctos para hacer llegar estos mensajes a los equipos?¿Cómo opera cada mensaje en las herramientas y campañas de comunicación de las que disponemos? Y otras tantas preguntas que le darán coherencia estratégica a nuestro plan.

Ahora sí, llega el momento de calendarizar las acciones, definir los responsables de directos e indirectos de cada proyecto, pero esta vez sabiendo a ciencia cierta los objetivos que debemos alcanzar, la estrategia para alcanzarlos, y los mensajes clave que deberemos vehiculizar durante la ejecución.

El último paso, y no por eso menos importante, es el tema de establecer el presupuesto por proyecto. Si la estrategia trazada para nuestro Plan es sólida, la inversión que se realizará sobre cada acción debería permitirnos ajustar eficientemente las tácticas o medios para llegar a las metas propuestas, con un coeficiente de relación inversión/beneficio alto.

En concreto, lo que diferencia un Plan Táctico de CI de un Plan Estratégico de Comunicación Interna es la posibilidad de medir concretamente el retorno simbólico sobre la inversión, y mucho mejor, el impacto sobre la productividad y los resultados del negocio….

Cuando hablamos de creatividad y límites, en principio los consideramos como un binomio de opuestos. Una de las frases más célebres al respecto es “think outside the box”.  Pero cuando los límites de esa caja no son claros, es imposible “cranear” de una manera innovadora, ya que no se tiene presente que es “lo que está bien” y que es “lo que está mal”. Es ahí cuando nos encontramos con feedbacks del tipo “no es lo que tenía en mente”, y deviene la frustración de ambas partes.

Es por eso que el brief debería ser considerado como el mejor aliado para empezar cualquier campaña. Si bien es un proceso que en un principio puede resultar aburrido y hasta a veces innecesario, la falta de un buen brief conlleva a la creación de campañas sin pies ni cabeza.

Si no tenemos en claro cuál es el objetivo principal de la campaña, cómo es el público al que nos dirigimos y cuál es la sensibilidad del momento de la compañía y del mensaje que queremos comunicar la campaña puede resultar en una catástrofe o, al menos, en una mala inversión. Estos son los puntos básicos de partida. Sin estos primeros pasos, el camino para conseguir los objetivos deseados resulta imposible, y es cuando la única herramienta alternativa es el de la bola de cristal y una serie de trabajos basados en la prueba-error. Y como mencionaba antes, el proceso termina siendo desgastante para todos los involucrados en la campaña.

En el imaginario colectivo, el rol de creativo de una agencia o consultora es el de una especie de artista bohemio, que piensa ideas o diseña campañas de manera caprichosa. Si bien hay mucho de intuición y de subjetividad en la creación de nuevos conceptos, cada una de las decisiones que toma el equipo creativo son fundamentadas, por ejemplo, no se usa el mismo tono comunicacional, paleta cromática y estilo estético para alguien que pertenece a la Generación Baby Boomers, como para un público de la Generación Y.

La próxima vez que inicies tu campaña, practicá la comunicación segura, usá brief. Todos los involucrados se beneficiarán de esta práctica. Porque si “cuentas claras conservan amistades”, “reglas concretas”, garantizan mejores resultados.

Una vez que lo internalices como una actividad más, dentro de las que ya realizás, no vas a concebir otra manera de dar el primer paso….