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Si formás parte del área de Recursos Humanos o de Comunicación de una organización y creés en la comunicación interna como una herramienta transversal que nos permite lograr los objetivos de negocio, este artículo te va a interesar.

Si en tu organización aún no tienen definida una Política de Comunicación Interna (PCI) o incluso nunca escucharon hablar de ella, es importante que comencemos desde el principio. Para gestionar la comunicación interna adecuadamente, la PCI es una aliada infalible.

Por definición es un documento conformado por pautas generales sobre el modo en el que debe gestionarse la comunicación interna, la administración de los recursos comunicacionales y la sistematización de procesos en pos de facilitar la circulación de la información en función de nuestro público interno.

Es mucho el esfuerzo, la dedicación y el compromiso que se pone en juego cuando queremos impulsar un plan estratégico, un programa o una acción; como para que no lleguen a cumplir su objetivo por no contar con una PCI definida.

Pero, ¡atención! es muy fácil caer en la tentación de redactar la PCI y que quede allí guardada en Mis Documentos. Una vez diseñada, debe ser aprobada por la Dirección y después darla a conocer a todos los miembros de la organización para que sea puesta en práctica.

Bueno, ahora que conocés su importancia, te contamos qué tenés que tener en cuenta al momento de redactarla:

  • Introducción: Breve presentación de la política; responde a: ¿Para qué?
  • Objetivos: Los 3 ó 4 objetivos que esperamos cumplir con la política; responde a: ¿Qué queremos lograr?
  • Alcance: Qué público abarca; responde a: ¿A quiénes está destinada?
  • Compromiso: Enunciar la necesidad de contar con el compromiso de todos los miembros de la organización para cumplirla y respetarla.
  • Canales de CI: Detallar el objetivo y funcionamiento de cada uno de los canales de comunicación interna.
  • Confidencialidad de la información: Resguardar la información que circula dentro de la organización dejando en claro que el contenido es propio de la institución.

La PCI ayudará a tu organización a tener un método estandarizado de comunicación interna que le otorgará previsibilidad y recurrencia al modo en que los colaboradores acceden a la información.

Sólo hay que animarse a proponer las reglas claras y sí, la condición fundamental es comprometerse a cumplirla.

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A ¿Quién vino primero, el huevo o la gallina? Y ¿Por que «separado» se escribe todo junto y «todo junto» se escribe separado? Muchos le suman la pregunta ¿qué es la comunicación interna? Pero a esta incógnita de las organizaciones le sigue ¿para qué sirve?

Si bien las primeras dos quedarán en el tintero, mucho se ha dicho a cerca de las últimas incógnitas planteadas; y es que cuando hablar de comunicación hacia el interior de las organizaciones se trata, existen teorías que van desde divinizar a la CI hasta el decir que “no sirve para nada”.

Sin embargo es seguro que aquellos adeptos a la última aseveración, cambiarían de opinión si vieran lo transformador que es este elemento, una vez que abraza a una organización y actúa estratégicamente en ella.

Para el experto Francisco Fernández Beltrán la comunicación tiene una función determinante, ya que es el principal vehículo de transmisión de la cultura; casi el único modo en que se comparte entre los miembros de la organización; e incluso una de sus principales vías de generación.

Y es que como explican los especialistas Alejandra Brandolini y Martín González Frígoli las organizaciones comunican en todo momento, desde cuando emiten un mensaje hasta cuando callan. Por eso es importante no dejar librada al azar la comunicación de una compañía; ya que también un vacío de comunicación puede ser completado, tendiendo a la generación de rumores.

La evidencia del aporte de la CI, no sólo puede ser encontrado en los estudios de los teóricos y especialistas sino en numerosos análisis realizados en el mundo.

Un ejemplo se dio en 2013, cuando la organización The Employee Engagement Task Force evidenció la conexión entre el comprometer al empleado y los resultados de la organización en empresas del Reino Unido. Este trabajo dividió en cuatro cuartos a las organizaciones en función mayor o menor puntaje de compromiso de sus empleados. Son importantes los alcances conseguidos ya que hablan de los beneficios económicos de la CI, es decir deja ver que más allá de poder ser considerada una disciplina blanda, bien aplicada puede mejorar/incrementar los resultados de una empresa. En efecto, el estudio arrojó que aquellas compañías con puntajes de compromiso que estaban en el 25% superior a las demás obtenían:

  • El doble de la ganancia neta anual que las que no estaban en ese nivel.
  • 2,5 veces mayor crecimiento de ingresos que aquellas en el último cuarto.
  • Un 12% más alto en cuanto a satisfacción del cliente que aquellas en los otros cuartos.
  • Un 18% mayor productividad que las demás.
  • Un ratio de rotación de personal del 40% menor al de las empresas con niveles de compromiso bajos.

La evidencia de la importancia de la CI, también puede verse en estudios realizados en Argentina, donde por ejemplo la Asociación Argentina de Comunicación Interna en 2011 encuestó a 126 gerentes y jefes de área de 96 empresas acerca de las expectativas de mercado en CI donde el 56% de los encuestados eligió la opción de “mejorar la comunicación interna entre las áreas”.

En otro estudio realizado ese mismo año al mismo público, sobre el impacto de la comunicación informal: el 92% afirmó que el nivel de rumor es “medio”, “alto” y “muy alto” y el 76% que estos rumores “suelen versar sobre temas negativos o dañinos”. Los encuestados además manifestaron que las causas principales que dan origen a los rumores están dadas por: “falta de información”, “no comunicación”, y “falta de claridad”. Estos datos son relevantes porque impactan en la organización, como indica el estudio; el 80% sostuvo que el rumor influye “”mucho” y “bastante”, y provocan efectos negativos como “daño en el clima laboral”, “pérdida de confianza”, “general malas relaciones laborales” y “lastima la imagen y reputación de la empresa”. Lo preocupante es que el 50% de los encuestados manifestó que la estrategia que adopta la gerencia para combatirlo es “minimizar” el hecho.

Ya sabemos qué es la CI, pero para responder aún mejor a para qué sirve, hay que enfatizar el impacto que tiene sobre los resultados de la empresa en su conjunto; en palabras de Sheila Parry directora del Instituto de Comunicación Interna del Reino Unido “el objetivo final de todo este esfuerzo es: empleados que quieren quedarse, que actúan como defensores y ponen su esfuerzo voluntariamente. Este es un poderoso resultado en términos de crear grandes condiciones para un éxito sostenido, y está siendo logrado por las organizaciones con los mejores rendimientos”.

 

 

 

Fuentes:

  • Asociación Argentina de Comunicación Interna [en línea]. El impacto de la comunicación informal y los rumores en las empresas argentina. Jul. 2011- . [consulta 05 abr. 2015]. <http://www.aadeci.com.ar>.
  • Asociación Argentina de Comunicación Interna [en línea]. Las áreas de comunicación interna de las empresas, ¿miden su gestión?. 2012- . [consulta 05 abr. 2015]. <http://www.aadeci.com.ar>.
  • BRANDOLINI, Alejandra y GONZÁLEZ FRÍGOLI, Martín. Comunicación interna. 1ª ed. Buenos Aires: Ed. La crujía, 2009. 128p.
  • FERNÁNDEZ BELTRÁN, Francisco. La gestión de la comunicación interna. Valencia: Universidad de Jaume (Tesis doctoral), 2007. 785 p. [consulta 02 abr. 2015] <http://www.fernandezbeltran.es/>.
  • Marketing magazine [en línea]. Londres: Employees come first, customers second, 2012. [consulta 04 abr. 2015]. <http://www.marketingmagazine.co.uk>.
  • PARRY, Sheila. The lines of communication. Training Journal [en línea]. 2013, junio, p. 44-48. [consulta 03 abr. 2015]. <https://www.trainingjournal.com/articles/feature/lines-communication>.

La primera edición de este espacio de diálogo y debate cerró con mucha expectativa para continuar generando vínculos y conversaciones entre empresas, instituciones públicas y privadas, profesionales y medios de comunicación.

La iniciativa surgió a principios de año con el objetivo de informar, alentar e impulsar iniciativas de sostenibilidad en el ámbito empresarial. Una actividad que llevamos adelante en forma conjunta AB Comunicaciones e Innovar Comunicación Sustentable.

Como espacio de encuentro, no queríamos duplicar esfuerzos y por ello buscamos articular acciones con organizaciones con trayectoria en la temática como IARSE y Amcham en un ámbito que realmente necesitaba dar lugar al debate de estos temas como es la Bolsa de Comercio de Buenos Aires.
Los siete encuentros, seis en Buenos Aires y uno en Córdoba, nos permitieron abordar la sustentabilidad desde distintos ángulos.

Luis Ulla (IARSE), María Rigou (RSE Rigou y UADE Business School) y Alejandra Brandolini (AB Comunicaciones) abrieron el ciclo el 7de agosto con un paneo general de la evolución del concepto responsabilidad social empresaria y sus diferentes acepciones en torno al rol de la empresa en el desarrollo, la gestión de los impactos sociales y ambientales y el diálogo con públicos de interés.

El 21 de agosto abordamos la temática de diálogo con públicos de interés, y las diferentes estrategias para desarrollar vínculos de confianza y la gestión de riesgos o intereses con un panel de empresas y consultoras integrado por Soledad Echagüe (Dow Argentina), Andrea Dala (Acindar) y Ana Cacace (Cacace-Buzón Comunicación y RSE).

Las políticas de recursos humanos, el balance entre familia y trabajo, salud y la innovación tecnológica para mejorar el clima de trabajo y reducir el impacto ambiental fueron el mix de debate del panel que integraron Christian Bernal (Walmart), Mariano Castro (Lan Argentina) y Rolando Sanfelippo (Sinteplast) en el encuentro del 18 de septiembre.

Beatriz Pellizari (La Usina y RedActivos) y Constanza Gorleri (Banco Galicia) aportaron sus experiencias en el desarrollo de políticas inclusivas de selección de proveedores, compras inclusivas y comercio justo. En el diálogo del 26 de septiembre, cada una desde su mirada aportó claves para el desarrollo de vínculos en la cadena de valor que generen mayor impacto social.

Las relaciones con consumidores y las políticas de satisfacción de clientes, gestión de la calidad y consumo responsable fueron el eje del debate del 23 de octubre. La mirada desde la agricultura tradicional y el compromiso en la cadena de valor y con la formación de las futuras generaciones fue el aporte de Javier García Moritan (Nidera). Por su parte, Gabriel Berardinelli (OIA) planteó los desafíos de desarrollo de una producción y consumo de alimentos de manera sustentable y sostenible argumentando que la agricultura orgánica tiene mucho por crecer aún en el país y en la región, como la existencia de otro tipo de certificaciones que constituyen nuevos parámetros de calidad de consumo responsable como las GLOBALG.A.P..

El 30 de octubre hicimos el último encuentro en Buenos Aires y tuvimos a Horacio Martino (Tetrapak), Facundo Etchebehere (Danone) y Julián Bártoli (Goodenergy) para debatir sobre políticas de reducción de impacto ambiental, reciclado, tratamiento de residuos, compromiso ambiental en cadena de valor y ahorro de energía.

El cierre de la edición 2014 de Conversaciones Sustentables lo hicimos en Córdoba, con una jornada diferente que busco desarrollar herramientas de la comunicación no verbal en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales y en la construcción de vínculos de confianza con diferentes públicos con quienes interactuamos. El taller de CNV lo realizamos con Sergio Rulicki, reconocido especialista en la materia y autor de varios libros como “Comunicación No-Verbal: cómo la inteligencia emocional se expresa a través de los gestos” y “Detective de sonrisas”.

Comprometerse en lo que uno cree requiere pasión, capacidad de escucha, honestidad intelectual y voluntad de colaboración para que cada uno contribuya al diálogo aportando sobre lo que sabe.

El desarrollo sostenible es un desafío que involucra a todos los sectores de la sociedad, nuestra propuesta es facilitar y buscar que se generen los vínculos y las conversaciones que realmente contribuyan a un diálogo más auténtico, constructivo y que contagie energía positiva….

Cuando hablamos de empresas transparentes es muy común que las miradas sean dirigidas, en mayor medida, a elementos relacionados con códigos de ética, reportes financieros y rendición de cuentas. Sin embargo, la cultura de la transparencia comienza por casa.
Una de las dimensiones en las que se sustenta la reputación corporativa es su capacidad de generar confianza. Por este motivo, toda institución debe ser muy cautelosa al momento de comunicar sus políticas y caminar sus valores. La coherencia entre el decir y el hacer es una exigencia que la sociedad en su conjunto está demandando de todas sus instituciones. Esta demanda es aún mayor por parte de los colaboradores de la empresa, quienes la conocen desde adentro en su cotidianeidad.
Un trabajador que es testigo día a día de prácticas internas deshonestas no estará convencido de la ética de la organización, por más que ésta publique impecables reportes para demostrar el cumplimiento de sus políticas. Es en esta instancia cuando la ética se vuelve un tema delicado para la comunicación, y cuando la comunicación se vuelve clave para crear una cultura transparente.
Para que las políticas de compliance no se conviertan en un discurso vacío en la práctica cotidiana de los líderes de la organización, el primer paso es evaluar cuán genuino es lo que deseamos comunicar y con cuánta fidelidad las acciones acompañan las palabras.
La ética interna no se ejerce sólo con respetar las normas legales de contratación de los empleados. Comienza por considerar el valor único de cada colaborador y respetarlo en su condición personal, no sólo laboral. Descubrir y desarrollar el potencial y el talento de cada colaborador y respetar su derecho a una vida equilibrada, que no propicie el éxito laboral en desmedro de su vida familiar y social.
Aunque resulte extraño escuchar esto en un contexto en el que tanto se habla de work-life balance, el número de organizaciones que en la práctica no lo aplican es alto. El mejor modo de comunicar internamente políticas de transparencia y ética es con más hechos y con menos palabras.
Una empresa transparente es una organización que no tiene nada que ocultar, que siente que sus acciones y procesos pueden mejorar y no se cierra sobre sí misma sino que busca la mirada de sus stakeholders para evaluar su gestión. Una cultura de la transparencia se apoya en valores y metas compartidas, no en discursos impuestos. Si tenemos en cuenta que la cultura es una forma de interpretar la realidad y de accionar, para tener una empresa ética es necesario construir una cultura ética y basada en la confianza.
La comunicación es el proceso mediante el cual se difunde e instala la cultura. Pero para que esto suceda debe haber coherencia entre las palabras y los hechos. Los líderes de la organización tienen que ser los primeros en actuar de modo correcto, predicando con el ejemplo. Los colaboradores sólo creen en mensajes que se sustentan en los hechos y sólo confían en aquellos líderes que construyen un entorno íntegro desde sus acciones cotidianas. El reconocimiento de los logros, la comunicación clara de los objetivos, la cordialidad en el trato diario y el buen clima de trabajo son pasos fundamentales para desarrollar una cultura transparente y ética que sea sustento para la realización y comunicación de buenas prácticas empresariales….

No pasa un día en que las tapas de los diarios o los noticieros le saquen el jugo a noticias que tienen por común denominador la corrupción en la esfera pública y privada. Sea desde negocios incompatibles con funcionarios de gobierno, cuestionamientos por falta de transparencia en la gestión o conductas poco claras de algunos directivos, la presión por crear entornos de confianza viene desde adentro y fuera de las organizaciones.

Es innegable que la pérdida de confianza en las instituciones, es también la pérdida de confianza en quienes lideran esos espacios. Entonces ¿cómo proyectar inversiones o desarrollo económico y social en un escenario en el que pareciera que todo cuanto se dice y hace está bajo sospecha?

El gurú norteamericano, Stephen Covey, sintetizaba que la economía de la confianza era aquella que permitía reducir las transacciones para que toda operación o gestión se realice con éxito en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de verificaciones y contactos. Y es que la credibilidad es la materia prima de la reputación organizacional, y el fundamento en la construcción y desarrollo de las relaciones con los públicos de interés de una empresa.

Según el World Business Council on Sustainable Development (WBCSD) , la Responsabilidad Social Empresaria (RSE) o la Gestión Orientada a la Sustentabilidad puede entenderse como “la decisión de la empresa de contribuir al desarrollo sostenible, trabajando con sus empleados, sus familias y la comunidad local, así como con la sociedad en su conjunto, para mejorar su calidad de vida”.

También el Instituto Argentino de Responsabilidad Social Empresarial (IARSE) sigue por esta línea entendiendo que hablar de sustentabilidad es poner en marcha el “compromiso integral de la empresa, asumido en toda su red de relaciones cuyo ejercicio agrega valor al éxito empresarial y abre nuevas oportunidades para la construcción de una sociedad más justa y sustentable”.

Lo cierto es que más allá de las diferentes variantes que se elijan para definir la RSE y la Gestión Orientada a la Sustentabilidad, el cuestionamiento de fondo es que la empresa como institución no puede reducir su función sólo a la creación de valor económico. Por lo tanto, como actor social debe dar cuenta también del valor creado y/o de los impactos que produce en su dimensión social y ambiental.

Y esta demanda de rendición de cuentas, de transparencia en la comunicación de la gestión ya no se reduce a algunos públicos de interés como accionistas o clientes. En la sociedad de la información y del conocimiento, cada organización se encuentra inmersa en un entramado de relaciones que pueden facilitar u obstaculizar su desarrollo, con diversidad de públicos que representan intereses de diferentes sectores de la sociedad. Esos vínculos se crean y profundizan a través del diálogo y la gestión de la confianza.

La tendencia lleva a las empresas a establecer metas de sustentabilidad siguiendo parámetros de medición globales como los lineamientos de Global Reporting Initiative o ISO 26.000 o regionales como en el caso de los Indicadores de IARSE y Ethos. No obstante, el sentido de una estrategia de sustentabilidad debe estar puesto en el compromiso ético con la rendición de cuentas – Accountability- y no exclusivamente con el Reporting, es decir, no poner la táctica por encima de la estrategia.

En AB Comuniciones estamos convencidos de que este es el camino a seguir. Por eso, junto a InnovARCS (Innovar Comunicación Sustentable), el IARSE y la Amcham, estamos impulsando la Primera Edición de Conversaciones Sustentables en la Bolsa de Comercio de Buenos Aires.

Los invitamos a sumarse al Ciclo de Conversaciones Sustentables para construir juntos un mejor escenario de gestión.

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